酒店档案管理制度3篇

酒店档案管理制度3篇酒店档案管理制度　文档管理制度　文档管理制度　文档管理制度　公文管理包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程下面是小编为大家整理的酒店档案管理制度3篇,供大家参考。

篇一：酒店档案管理制度

　 文档管理制度

　文档管理制度

　公文管理包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。公文处理必须做到 准确、及时、安全、统一。公文由人力资源部统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档。

　1、凡酒店的收文、总经理的收文，由酒店人力资源部签收；属酒店领导亲收件，一律交收件人亲自处理。

　2、凡上级来文、下级请示件、同级呈送件、“三密”文件材料，都要逐件进行登记。登记后的内容包括：收文序号、收文日期、来文单位、文件标题、文号、密级、份数、分发单位及其份数、领导指示、承办情况、催办情况、终结处理、归卷号以及备注等。平件与密件要分别登记，便于管理。分清急缓，急件要随到随登并及时分送。收文薄上的序号应按年度编排，不要出现空号、重号。若有数份同一文件，每一份可注明第几份。收文登记的同时，应在文件的右上角加盖刻有单位名称、收文日期、收文号、文件页数的收文专用章。

　3、公文登记后，由总经理办公室根据主管领导的批示，转交各有关人员或部门传阅，如需转交有关部门阅办，应由总办文员送交，并经登记，签收后才可送交。

　4、阅读文件应按规定范围，秘密级以上文件须到人力资源部阅读。因工作需要借阅文件应办理手续，用完后及时退还。秘密级以上文件，各级领导及有关人员均不得携离办公室。

　5、各部门或个人承办的公文，必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延积压。

　6、各部门均应实行公文催办制度。负责办理公文的人员，对自己经手处理的公文，应件件有落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。

　7、公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿，正本和有关材料整理立卷。当年文件应于第二年第一季度移交完毕，个人不得私自保存应当存档的公文。

　8、各级干部调动时，应将文件清理移交。凡参加会议带回的文件，应及时送人力资源部登记保管。

　9、没有存查必要的公文，经过鉴别和主管领导批准，由办公室定期销毁。销毁文件要登记，要有专人监督，保证不漏销，不丢失，不泄密。机密级以上文件，不准作废品出售，一律经碎纸机处理。

　发文处理制度

　 1、各部门凡需打印的文件（包括表格），首先应经本部门审核签字，正式文件 要填写“办公纸”，再经总经理办公室主任同意后方可打印成文。

　2、部门领导核稿时，一定要认真负责。审核把关的主要内容和重点是：

　（1）是否需要行文，应当用什么名义行文，要严格控制发文的数量； （2）是否符合党和国家的方针、政策、法律、法令；

　（3）提出的要求和措施是否明确具体、切实可行； （4）涉及其它部门的问题是否协调一致； （5）审批手续是否符合要求（如是否按照规定的要求逐级进行核稿、签署、会签或提交一定的会议通过或报上级批准等，以明确各级应尽的责任），是否符合公文体式的有关规定（如是否准确地体现了发文机关同受文机关的关系，文中语气是否恰当，主送、抄送机关是否准确，标题、紧急程度、机密等级定得是否正确，是否便于受文机关办理等）； （6）文字是否正确地反映了原来的意图，是否简明扼要、通俗易懂，文句是否符合语法、合乎逻辑、正确使用标点符号，文字是否规范，文中有无错漏等等。

　3、凡以酒店名义发出的文件，应由酒店董事长签发。店内涉及面广的，应由正职或授权主持日常工作的副职领导人代签；酒店领导外出期间，可授权或委托其他负责人代签；会议通过的文件，根据授权，可由总经理办公室主任签发；凡以酒店内某一部门的名义发出的文件，应由该部门负责人签发；但涉及人财物问题的，除部门负责人签批外，还应送酒店主管领导审核和加签。

　4、缮印要按公文格式进行，文件的字数多少要和纸幅大小相应，尽量避免末页无正文的现象，如出现此种情况，应在末页注明“此页无正文”字样。

　5、字迹要求清晰、整洁、排列匀称，注意保护原稿，不得涂抹或污损，应移交办公室保管。

　6、密级较高的文件应专人打印，大量印刷应指定专门场所。

　7、印刷文件需认真校对，重要文件实行三校复核，以保证正确无误。在缮校中如发现原稿有疑问、错误或不妥之处，应及时和承办单位联系，自己不得随意修改，校对后要签名再交打字员正式印文，印后如还需在公文上修改字句、数字、时间等，应盖上校对专用章。

　8、酒店正式行文必须由录入员统一编号，用酒店专用公文纸印刷，经盖鲜印方能发出。

　 档案管理制度

　档案管理制度

　（一）归档-各部门在工作中形成的已经办理完毕的具有保存价值的文件材料，按“条款类目”分别存放，翌年经检查齐全后，整理、立卷、交由办公室归档。归档文件必须经过酒店总经理办公室主任审查后才可归档。

　(二)档案分类-酒店经营、生产、技术等管理性文件，要按其文件内容和载体区分为九个大类：

　（1）设备仪器类；（2）基建类；（3）客房餐饮技术类；（4）酒店行政类；（5）经营管理类； （6）培训工作类；（7）声像档案类；（8）离店/骨干人员档案类；（9）会计档案类； （三）分类方法：

　1、按组织机构分类；2、按工程项目分类；3、按专业性质分类；4、按设备型号分类； 5、按时间分类；6、按问题分类； （四）档案保管

　1、接收档案必须认真验收，并办理接交手续。

　2、存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。

　3、底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库时，要认真检查其修改、补充等情况，底图存放以平放为宜。

　4、存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒。胶片页夹和影集等，按编号的顺序排列在胶片柜或防火柜内，缩微母片和拷贝应分别存放。

　5、胶片库房应设置在没有臭氧气、氧化氮、硫化氢、二氧化硫等有害气体和物理性污染地段。库房内应设防火和空气调节设施，温度、湿度应符合规定的要求。

　6、要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行进行修补和复制。库藏档案因移交作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。

　（五）档案保密。注意做好保密工作，保存档案必须用专门的库房，房门窗要坚固，并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施。

　（六）档案鉴定。

　酒店要根据国家和有关部门的规定，编制酒店档案保管期限表。档案保管期限分永久、长期、短期三种。

　1、对酒店有长远利用价值的档案应永久保存。

　2、对酒店在一定时期内有利用价值的档案分为长期或短期保存。

　3、凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

　4、鉴定工作由酒店领导、专业技术人员和档案人员参加的鉴定小组，直接对档案进行鉴定。每次鉴定要写出鉴定报告，在保管单位案卷、备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并且注明鉴定日期。

　5、鉴定工作应该定期进行，一般三年左右进行一次。

　6、档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定。鉴定中发现档案不准确、不完整，酒店应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。

　7、销毁档案必须严格掌握，慎重从事，销毁前要造具清册，提出销毁报告，经酒店领导审批，并报有关挡案管理机关备案。销毁挡案时，要严格执行保密规定。

　（七）档案统计 1、酒店档案管理要健全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。

　2、档案统计主要有档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及效果的统计等。

　（八）档案管理现代化 1、档案管理要列入酒店信息化管理的整体计划中统筹考虑。

　2、酒店档案室要应用电子计算机进行编目、检索和库存管理。

　（九）酒店要按照国家有关规定，向档案馆移交有关档案或复制件。

　（十）客史档案应专门妥善管理。并做到不成套借出，各部门经理可借阅复印件;避免书面材料流传，依法保护 VIP 客人的隐私。

　印章管理制度

　1、酒店印章、合同专用章统一由酒店人力资源部及财务部管理。

　2、使用酒店印章，必须经酒店领导或办公室主任批准，填写使用酒店印章登记表方能使用。

　3、使用宾酒店馆合同专用章，必须经部门领导，财务部经理、酒店总经理审批；项目金额较大的，必须经酒店董事长审批；项目金额巨大的，必须由酒店董事会三分之二以上成员会签审批或召开董事会议通过方能办理。

　4、使用部门印章，必须经本部门领导批准，由秘书办理登记手续后方能使用。

　5、财务印章,严格实行三章(法人章, 财务负责人章, 财务专用章)分离,按照财务有关规定执行。

篇二：酒店档案管理制度

　一是磨成粉 ， 被人们消费掉， 实现其自身的价值； 二是作为种子， 播种后结出新的麦粒， 创造出新的价值； 三是由于保管不善， 发霉变质， 丧失其价值。

　也就是说， 这些种植物管理好了 ， 就会为我们创造出价值； 管理不好，就会失去其价值甚至会带来负价值。

　对于酒店来说， 客史档案的管理也象这些种植物， 管理得好， 宾客就将成为忠实的消费者； 反之， 管理不恰当， 则会大量流失， 并且影响到其他的客源。

　众所周知， 随着酒店业竞争的日益激烈和顾客消费个性化需求的不断加强， 酒店客史档案在酒店经营与服务中的作用日渐显著。

　客史档案是酒店宝贵的资源和财富， 通过客史档案， 酒店能够更为准确地了解市场动向和特点， 把握自身客源结构、 消费构成以及顾客对酒店服务产品的要求、 意见等情况， 才能适应变化的趋势， 制定正确的决策， 实现提高产品针对性， 增强顾客满意度， 更为稳固地占有市场、 拓展市场的目的。

　所以， 我们必须有效地建立起客史档案系统， 为酒店的经营决策和产品体系调整提供更有力的支持。

　建立客史档案对提高酒店服务质量， 改善酒店经营水平具有重要意义。

　酒店客史档案是指酒店在日常经营、 服务过程中有意识地建立起来的客户信息资料与相关评价资料。

　它是酒店信息资源的重要组成部分， 是形成酒店与客户良好关系的基础，是构筑酒店产品体系的前提。

　客史档案管理的好坏将直接影响到酒店社会效益、 经济效益实现的程度，关系到酒店的生存与发展。

　因此， 为了进一步提升中国酒店业的综合竞争能力， 非常有必要对酒店客史档案的管理和应用进行更深入地研究。

　世界著名酒店里兹——卡尔顿的霍斯特. 舒尔茨说：

　“服务的最高境界就是要做到使客人有‘家的感觉’ ， 酒店服务是人的服务。

　”

　这就需要我们尽可能地了解客人的喜好并加以记录， 充实到客史档案里，并培养出能充分洞察客人心理的优秀服务员， 以保证个性化服务的水平。

　通过客史档案， 酒店能随时查询到客人的生日等其他纪念日的情况， 就可以以此做出相应的服务和关怀。

　通过认真分析客户档案， 在此基础上有的放矢地开展酒店的对客服务和销售工作， 获得顾客的好感， 从而产生事半功倍的效果。

　所以说， 建立客史档案仅仅是客户管理的第一步， 我们还应该学会科学管理客史档案， 从知彼做到举一反三， 留住老客户， 挖掘新客户。

　酒店所建立的客史档案中包括了顾客的基础资料、 嗜好习惯、 消费需求、消费能力等， 这也是酒店进行管理、 跟踪的重要资料。

　一、 客史档案包含哪些基本内容：

　 客史档案应该包含以下三个方面的基本内容：

　第一， 客户的常规档案。

　包括单位客户档案和散客档案。

　单位客户档案主要有双方协议签订时所提供的单位名称、 性质、 经营内容、 地址、 负责人姓名、 联系人姓名、 联系方式、 主要消费需求、 认定的房价、消费折扣率、 付款方式等信息。

　散客档案则是指客人在办理预定和入住登记时所留下的第一手资料， 主要包括客人姓名、 性别、 出生年月日、 所属单位、 常住地、 有效身份证件类别、号码、 联系方式、 到达原因、 人住房价、 人住时间、 付款方式等要素。

　 第二， 酒店有意识收集的顾客消费个性化档案。

　酒店每天迎来送往的客人不计其数， 而他们的要求和特点又是五花八门的， 要让与宾客直接接触的员工都能够了解宾客的情况， 并充分照顾到宾客的个性化要求就有相当的难度。

　我们在日常工作中对宾客的特殊要求、 消费习惯等要有意识， 有目的地进行收集。

　比如从客人的订房单、 住宿登记表、 账单、 宾客满意度、 投诉等及其他平时的观察和收集， 从而针对宾客的需求特点， 提供更加完善的个性化服务。

　我们还可以通过不同渠道、 方式， 有意识、 主动去收集的顾客消费需求特点、 行为特征、 个人嗜好等信息， 包括顾客家庭状况、 学历、 职称、 职务； 洗浴用品的品牌追求； 枕头高低、 床垫软硬度选择； 阅读习惯； 电视节目、 娱乐喜好； 饮食习惯、 口味特征， 茶叶、 咖啡、 酒类爱好； 灯光、 空调温度、 洗澡水热度要求； 卫生标准； 个人其它嗜好； 对酒店产品与服务的评价等。

　 第三， 客户信息分析档案。

　客史档案是客户信息的总汇， 植根于对客户信息科学分析基础上所形成的经营、 服务策略， 是客史档案价值的真正体现。

　客户信息分析主要从以下几方面进行：

　(1) 客户概况分析， 包括客户层次、 风险、 爱好、 习惯等；

　(2) 客户忠诚度分析， 主要指客户对酒店各项服务产品的认同度和购买热情；

　(3) 客户利润分析， 主要指客户消费不同产品的边缘利润、 总利润额、 净利 润等；

　(4) 客户未来分析， 包括客户数量、 类别、 潜在消费能力等未来发展趋势、

　争取客户的手段、 方法等；

　(5) 客户促销分析， 包括广告、 宣传、 情感沟通计划等。

　售后服务：

　店庆、 婚庆、 厂庆、 生日、 客户特俗意义纪念节日、 儿女升学。

　只有上述三项内容有机组成的客史档案才能形成一个完善的体系， 构筑起酒店客户关系管理系统和客户忠诚系统的组合平台， 实现客史档案为经营决策提供依据。

　客史档案是酒店宝贵的资源和财富， 通过客史档案， 酒店能够更为准确地了解市场动向和特点， 把握自身客源结构、 消费构成以及顾客对酒店服务产品的要求、 意见等情况， 才能适应变化的趋势， 制定正确的决策， 实现提高产品针对性， 增强顾客满意度， 更为稳固地占有市场、 拓展市场的目的。

　 二、 酒店客史档案有哪些功能：

　l、 有利于增强酒店的创新能力

　酒店行业是服务型行业， 所提供的产品必须适应自身客源市场不断变化的消费需求。

　通过客史档案的管理和应用， 酒店能够及时掌握顾客消费需求的变化，适时地调整服务项目， 不断推陈出新， 确保持续不断的向市场提供具有针对性，有吸引力的新产品， 满足顾客求新、 求奇、 求特色的消费需要。

　酒店产品体系的创新是酒店生命力所在， 而客史档案的科学建立和运用是提升酒店创新能力的基础。

　 2、 有利于提升酒店的服务品质 客史档案是酒店客户关系管理系统和客户忠诚系统的组合平台。

　一方面客户关系管理系统的作用就在于通过对客户信息的深人分析， 能够全面了解客户的爱好和个性化需要， 开发出“量身定制” 的产品， 大大提高客人的满意度；

　另一方面， 客户忠诚系统的作用则体现在通过个性化服务和一系列酒店与客户间“一对一” 的情感沟通， 客户对酒店会产生信任感， 会认为在这里消费比其它地方更可靠， 更安全， 更有尊严感， 顾客满意将升华为顾客忠诚， 酒店服务的品质会得到客户进一步的认同。

　 3、 有利于提高的酒店经营效益 客史档案的科学运用将有助于酒店培养一大批忠诚顾客。

　一方面可以降低酒店开拓新市场的压力和投入； 另一方面由于忠诚客户对酒店产品、 服务环境熟悉， 具有信任感。

　因此， 他们的综合消费支出也就相应比新客户更高， 而且客户忠诚度越高， 保持忠诚的时间越长， 酒店的效益也就越好。

　 4、 有利于提高的酒店工作效率 客史档案为酒店的经营决策和服务提供了翔实的基础材料， 使得酒店的经营活动能够有的放矢， 避免许多不必要的时间、 精力、 资金的浪费。

　由于对客户消费情况的熟悉， 员工的服务准备更为轻松。

　良好客户关系的建立， 也有助于酒店工作氛围的改善， 员工的工作热情，主动精神将得到有效地发挥， 酒店整体的工作效率也将极大地提高。

　 5、 有利于塑造的酒店显性品牌 口碑效应是酒店品牌塑造的关键因素， 忠诚客户一个显著的特点是会向社会、 同事、 亲戚朋友推荐酒店， 义务宣传酒店的产品和优点， 为酒店树立了良好的口碑， 带来新的客源。

　根据客史档案划分、 培育忠诚客户， 可以为酒店创造更为重要的边际效应。

　怎样在错综复杂、 千头万绪的客户信息中提取出有效的信息， 形成科学的客史档案是一项十分困难的工作。

　因此， 客史档案的管理和使用必须重视以下环节：

　1、 树立全店的档案意识 客史档案信息来源于日常的对客服务细节中， 绝不是少数管理者在办公 室内就能得到的资源， 它需要酒店全体员工高度重视， 在对客服务的同时有意识

　地去收集， 因此酒店在日常管理、 培训中应向员工不断灌输“以客户为中心” 的经营理念， 宣传客史档案的重要性， 培养员工的档案意识， 形成人人关注， 人人参与收集客户信息的良好氛围。

　 2、 建立科学的客户信息制度 客户信息的收集、 分析应成为酒店日常工作的重要内容， 应在服务程序中将客户信息的收集、 分析工作予以制度化、 规范化。

　如可规定每月高层管理者最少应接触 5 位顾客， 中层管理者最少应接触15 位顾客了解客户的需求， 普通员工每天应提供 2 条以上客史信息等。

　在日常服务中应给员工提示观察客人消费情况的要点， 如客房部员工在整理客房时应留意客人枕头使用的个数、 茶杯中茶叶的类别、 电视停留的频道、空调调节的温度数、 客房配备物品的利用情况等。

　餐饮部员工可注意客人菜品选择的种类、 味别， 酒水的品牌。

　遗留菜品的数量， 就餐过程中对酱油、 醋、 咸菜等的要求等， 从这些细节中能够捕捉到客人的许多消费信息。

　同时应以班组为单位建立客户信息分析会议制度， 每个员工参与， 根据自身观察到的情况， 对客人的消费习惯、 爱好做出评价， 形成有用的客史档案。

　 3、 形成计算机化管理

　随着酒店经营的发展， 客史档案的数量将越来越多， 如连续二十年被评为世界服务质量第一名的曼谷东店堡散客档案便达到二十多万份， 同时客史档案中的许多内靠人工管理是非常困难的容随着客户生活情况的改变会发生变化。

　 因此， 客史档案的管理必须纳入酒店计算机管理系统中。

　计算机管理系统的客史档案管理板块里应具备：

　第一， 及时显示功能， 在酒店每个服务终端， 一当客户基础数据， 系统能够立即自动显示客人的相关信息资料， 为对客接待提供依据；

　第二， 检索功能， 计算机检索是档案信息现代化的标志之一， 客史档案要便于随时补充、 更改和查询；

　第三， 信息共享功能， 客史档案要发挥作用， 必须实现酒店各部门之间的快速传递， 通过酒店计算机管理系统达到客史档案的资源共享功能是客史档栗管理的基本要求。

　 4、 利用客史档案开展经营服务的常规化 酒店营销部门、 公关部门应根据客史档案所提供的资料， 加强与 VIP 客户、 回头客、 长期协作单位之间的沟通和联系， 使之成为一项日常性的常规工作，如通过经常性的回访、 人住后征询意见、 客户生日时赠送鲜花、 节日期间邮寄一张贺卡、 酒店主题活动、 新产品推出时邮寄宣传资料等方式都能拉进酒店与客户之间的关系， 让客人感到亲切和尊重， 客人的忠诚度也会得到极大的提高， 这样客户即使偶尔对酒店的服务有意见， 也不会轻易弃你而去。

　总之， 酒店客史档案的管理和应用是一项系统性工程， 需要酒店高度重视， 积极探索， 形成科学完整的体系， 以从宾客日积月累的消费记录中进行各方面的分析， 为管理者提供有利的决策依据， 使之成为酒店经营决策的财富。

　 三、 如何经营你的客户资源

　（一）

　选择正确的目标市场 1、 酒店不可能占领和满足每一个客源市场。

　因此， 为你的客户分类：

　A、 愿意与酒店建立长期友好协议关系的企业和单位、 个体， 每次定期消费 都能为酒店带来最大收益的“准客户” 。

　B、 愿意与酒店长期合作， 定期消费且人数又不多的单位、 团体或个体等“次 准客户” 。

　C、 喜欢在同行中比较选择， 喜欢尝试的但消费次数及人数不多的单位团体 或个体等“非准客户” 。

　 2、 酒店所能提供的产品， 说到底是服务。

　而服务是靠人去完成的， 当你给你的客户资源分好类后， 你应本着尊重、感恩的进行细心的、 用心的、 定期、 长期不变的进行事后营销。

　比如：

　节日短信问候、 定期电话拜访、 择其重点进行实地拜访等， 久而久之， 则把客户经理的关系转变成熟人、 朋友的关系， 以至最终达到由消费提升到尊重和认同， 甚至形成习惯的消费行为。

　 （二）

　了解顾客需要， 创造顾客满意。

　1、 顾客的需要是多样化的， 是较难理解的。

　因为顾客并非会将他的需要明确告诉酒店， 这可能是顾客缺乏消费经验，不善或不便表达。

　因此， 我们在接待中， 必须去探明客人的需要和爱好， 以作资料存档，当下次到店是更好的服务于他， 努力让他或她满意。

　因此， 酒店营销代表应当着力于不断研究顾客的需要， 开发能够满足顾客需求的产品和服务， 创造特色， 要设法做到比同档竟争对手更加出色， 这样才能吸引顾客。

　 2、 对酒店营销代表来讲， 获得顾客满意是十分重要的。

　设想营销代表通过各种方式不断招徕顾客， 而酒店却因为服务问题造成顾客的不断流失， 一锤子买卖必将使酒店走向衰退， 因为招徕顾客越多， 流失也越快。

　因此， 营销代表应做好补位工作， 全程跟踪式服务， 从客人到店、 住店到最后离店退房， 包括每一个细节。

　当客人把你当成是问题的解决者时， 那么你就要把客人的需要当成是你的主要任务， 为客人排忧解难， 做他或她的专职向导、 助手。

　 （三）、 建立良好关系， 不断收集顾客的建议。

　1、 有研究表明：

　吸引一位新顾客比保持老顾客常常要多 5 倍的工夫。

　要使顾客不流失， 关键是顾客满意， 因为一位满意的顾客会：

　A：

　光临次数更多， 对酒店忠诚度高。

　B、 愿意感受酒店推荐的新产品。

　C、 主动向周围的人说酒店的好话， 帮助...

篇三：酒店档案管理制度

　为完善酒店基础资料存储工作，明确细化档案管理流程，确保公司档案完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充，特建立公司档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁程序。

　2 2 ． 适用范围

　本规定适用于****酒店管理公司（以下简称集团）总部及下属所有企业及档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁各环节所涉及的相关部门和个人。

　3 3 ． 管理职责

　集团档案室隶属于集团行政部，采用集团及下属所有企业档案统一领导、分级管理的办法进行组织管理，即集团档案室，负责公司档案的总体管理，各分店办公室（部门）文员负责本部门的立卷归档工作，集团档案管理员对各部室进行档案管理业务上的指导、监督和检查。

　4 4 ．档案收集、存储范围

　4 4 .1

　除财务部、人事部、出品部涉密档案外，集团在各种活动中形成的全部纸介、影像资料均在存档范围； 4 4. .2 2 财务档案：包含各类合同均由财务部自行保管，集团档案室提供存放点；使用时，由财务部经理指定专人调档； 4 4. .3 3 人事档案：包含人事劳资合同均由公司人力资源部自行保管，集团档案室提供存放点；使用时，人力资源部经理指定专人调档； 4 4. . 4 出品部涉密档案：包含酒店菜谱、菜品配方、菜品研发资料等涉密资料均由出品部自行保管，集团档案室提供存放点；使用时，由出品部第一负责人指定专人调档； 5. 管理规定

　5 5. .1 1 档案分类 5 5. .1 1. .1 1 文书档案：即在集团管理过程中产生的有保存价值的普发性内外部文件（备忘录、制度文件、管理规定等）。

　5 5. .1 1. .2 2

　 工程档案：即以集团及下属企业店面设计、装潢、硬件设施配备、水电位置等为核心的、在酒店前期筹备到后期营运过程中所形成的全部工程方面的专业材料。

　5 5. .1 1. .3 3

　财务档案：即在公司经济活动中产生的会计凭证、帐簿和财务报告等具有保存价值的会计核算专业材料。

　5 5. .1 1. .4 4

　人事档案：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人

　基本情况、工作表现的各项资料。

　5 5. .1 1. .5 5

　经营销售档案：即公司前线运营活动中产生的具有保留和存查价值的历史记录，如大客户档案、市场调研资料、公司宣传资料等。

　5 5. .1 1. .6 6

　对客服务档案：即公司在提供顾客服务过程中形成的具有保留和存查价值的历史记录，如顾客投诉记录、客诉处理方案、落实反馈记录、客户满意度调查汇总与分析记录等。

　5 5. .1 1. .7 7

　外部沟通档案：即公司在单店报批，筹建、运营过程中和政府、公共事业单位发生接触后产生的批文、文件、专题会议纪要等具有保留和存查价值的历史记录。

　5 5. .1 1. .8 8

　日常管理档案：

　5 5. .1 1. .8 8. .1 1 营运类：即以质检报表为核心的服务过程中产生的各类值得留存具有查考意义的各类表单。

　5 5. .1 1. .8 8. .2 2 行政类：即以部门设立、年度大事记、组织机构图、财务管理、计划统计、内部收文、外发函件等内部沟通方面的档案。

　5 5. .1 1. .9 9

　声像档案：即在公司生产经营活动中形成的有保存价值的、以音像或图象记录在特殊载体上的并配有文字说明的历史记录。

　5 5. .2 2 立卷归档：

　5 5. .2 2. .1 1

　集团各部室文员在每年年初，根据以往本部门文件运转情况，预计当年可能形成的文件，拟制或修订立卷类目，如：《部门会议纪要》、《部门总结等》，并将空白的文件清单置于该类目文件的最前面。

　5 5. .2 2. .2 2 随时将已放发完毕的文件按已编好的类目及时归入卷内，并按文件收进顺序随时填写文件清单； 5 5. .2 2. .3 3

　以季度为节点，对本部、室所有文件进行清理，对不需要归卷的文件材料另备文件夹单独存放； 5 5. .3 3

　归档周期：

　5.3.1 文书档案、经营销售档案、对客服务档案、外部沟通档案、日常管理档案：以每年度为一个归档周期，集团各部、室文员在每年 1 月底，将上一年度形成的文件资料整理后移交至集团档案室。

　5 5. .3 3. .2 2 工程档案：工程档案在竣工决算工作完成后三个月内归档。

　5 5. .3 3. .3 3 财务档案：会计年终结算后，所有资料暂由财务部保管，3 年后再存放于集团档案室。

　5 5. .3 3. .4 4 人事档案: 所有人事资料暂由人力资源部保管，2 年后再存放于集团档案室。

　5 5. .3 3. .5 5 声像档案：声像资料实行实时更新管理，集团各 、室在需在产生资料后的 3个工作日内移交至集团档案室。

　5 5. .4 4 归档要求：

　5 5. .4 4. .1 1 集团各部、室向总部档案室移交档案时，均需附上移交清单一式两份。移交时，交接双方据此进行清点签收，并各自保存一份移交清单即文件清单。

　5 5. .4 4. .2 2 集团各部、室文员，整理好档案资料在归档周期内，向总部档案室提出申请，总部档案管理员有义务协调安排好各分店档案移交的具体时间，并在 15 个工作日内协助申请人完成档案交接工作。

　5 5. .4 4. .3 3 集团各部、室向总部档案室移交档案时要做到种类齐全、份数完整，对于未经系统整理的零散文件总部档案室有权拒绝接收； 5 5. .4 4. .4 4 文件在集团各部、室保存阶段，要注意保持字迹清晰、份数完整，防止发生霉变等。复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印存档； 5 5. .4 4. .5 5 集团各部室可根据实际工作需要保存文件，但向总部档案室移交档案时，总部档案室只对规定的归档范围内文件进行接收； 5 5. . 5

　档案整理：

　5 5. .5 5. .1 1

　鉴定：对集团各部、室移交的档案，总部档案室档案管理员要重新审查其价值性，并剔除无保存价值的文件材料，必要时可组织文件涉及部门人员共同鉴定； 5 5. .5 5. .2 2 组卷：通过鉴定的文件材料严格按规定排列、打号、装订、著录并制作卷内目录，组成案卷； 5 5. .5 5. .3 3 造册：制作全引目录和案卷目录，形成保管清册； 5 5. .5 5. .4 4 上架：案卷按档号顺序竖放在密集架上，一般小号在左，大号在右，自上而下； 5 5. .5 5. .5 5

　返还：对于没有通过鉴定的资料，要及时通知资料所属部、室将资料取回，自行保管； 5 5. .6 6 存放要求：

　5 5. .6 61 .1 卷内文件的排列应条理系统。文书档案按时间顺序依次排列，具有密切联系的文件应依一定的次序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；基建档案的卷内排列顺序为文前图后。

　5 5. .6 6. .2 2 不同保存价值的文件应分开组卷。

　5 5. .6 6. .3 3 凡有文字部分的均应打上号码（采用打号机，正面右上角，背面左上角）。

　5 5. .6 6. .4 4 文件材料装订前应剔除金属物，工程图纸采用手风琴式折叠法，规格为 30cm×21cm；装订边应加垫纸以使左右平整并注意露出图标。

　6

　保存规定：

　6.1

　档案室管理：

　6.1.1

　档案工作人员要严格遵守《保密守则》，做到不失密。

　6.1.2

　入柜档案井然有序，并备有档案存放地点索引，以便掌握存放情况，以满足迅速调阅的需要。

　6.1.3 案室应集中布置、自成一区，不堆放与档案资料无关的物品，不从事与档案管理无关的活动；档案室档案必须按顺号上架，不得错架、乱架； 6.1.4 4

　 档案室内应设有空调、除湿机、温湿度测量仪和消防喷淋等设备，档案员要定期检查，以确保以上设施的安全有效； 6.1.5 5

　随时注意库房温湿度的具体指数，档案室温度必须保持在 140 C~20 0 C，相对湿度 50%~65%； 6.1.6 6

　档案入室前要进行严格的检疫工作，特别注意检查易于生虫的部位；同时对档案必须进行定期的防疫检查，有计划、分期分批地对档案进行翻动； 6.1.7 档案管理员要定期对档案进行检查核实，如发现档案与目录不符或毁坏，应及时查明原因，采取补救措施，如人为造成，视情节轻重，追究责任。

　6.1.8

　档案管理员每周定期对档案室进行清扫擦拭，包括擦洗密集架、地面、门窗等，特别是对一些小角落、缝隙要进行清洁消毒以防虫蚁滋生； 9 6.1.9 总部档案管理员外，其他人不得随意出入档案室，确需进如者（如维修房间或设备等），则须有档案员陪同并相伴始终；档案管理员工作完毕后，应对门窗、电源、消 器材等进行全面认真的检查，确保档案室安全； 2 6.2 档案借阅 、借出管理 规定 ：

　6.2.1

　公司内部人员借阅档案的，须填写《档案借阅登记表》，阅毕及时归还；归还时，管理人员必须当面清点档案页数，之后再入库；

　6.2.2 档案使用人如需借出档案，须填写《档案借出登记表》，并按规定于 1 周内归还，不能及时归还的，经档案员同意可办理续借手续；归还时，档案管理人员必须当面确认档案完整性后方可入库。

　6.2.3 非本集团员工若需借出档案，须持有关单位介绍信，并征得行政总监同意后，方可借出；

　6.2.4 4 借阅档案，一次不得超过二卷，一般应在档案室查阅，确因工作需要借出时，需填写《档案借阅登记表》，经档案室直属总经理及行政总监批准后方可借阅，借阅期限不得超过五天。

　6.2.5 5 借阅者要树立爱护档案的自觉性，确保档案资料的完整与安全。

　6.2.6 6 借阅者应对借阅的档案资料妥善保存，保守机密，不得任意转借或扩大范围。

　6.2.7 7 借阅人员必须保持档案的完整无损，不得涂改划圈、拆卷、撕页、摄影和翻印。

　6.2.8 8 借阅者不得在档案室内吸烟、大声喧哗。

　6.3

　流动中的安全防护控制：

　6.3 3 .1

　档案在档案室外未被使用时，不允许长时间摊放在桌子上，而应及时放入专用的柜子中锁好，更不准擅自带离规定的使用场所； 6.3 3 .2 未经许可，借阅者不得将所借档案转借他人，以防泄密； 6.3 3 .3

　尽量减少档案原件在同一使用人手中的滞留时间，以防因档案外借时间过长而出现泄密情况。

　6.4 档案销毁 6.4.1

　准备销毁的档案料在未批准前应单独保管； 6.4.2 对超过保存年限和无保存价值的档案，由档案管理员提出意见，行政部会同有关职能部门共同鉴定； 6.4.3 鉴定完毕后登记在册，参加人员签字盖章，送总经理审批后方可销毁； 6.4.4 档案销毁时，总部档案管理员及行政部文员必须同时在场，并签字证实； 6.4.5 销毁清册必须立卷归档，长期保材存。

　6 6.4.6 严禁将需要销毁的档案做为二次用纸使用，或作为垃圾卖出。

　7 7 ．

　相关表单：

　7 7 .1 文件清单/移交清单 7 7 .2 档案借阅登记表

　7 7 .3

　档案清查记录

　7 7 .4 过期档案销毁申请表

　7 7. .5 5

　档案销毁记录

　附：

　档案归档明细表 案卷装订的步骤

　）确定装订线

　根据文件图文区的情况和纸型的大小，确定案卷装订的位置。

　因文 件为横写横排，案卷采取左侧装订的方法。

　2 2 ）去除金属物

　去除文件材料上的书钉、回形针、大头针等金属物，年久生锈将腐蚀文件。

　清除时注意不要损坏文件。

　3 3 ）补贴加边

　对破损文件要进行裱糊。

　对未留装订线位置或装订线上有字迹的文件材料要用无字白纸加边托裱，字迹已经扩散的文件材料应复制并与原件一起装订。

　纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔等材料制成的文件材料易发生字迹模糊或蜕变等现象。

　4 4 ）折叠对齐

　把纸型大小不一、长短不齐的文件折叠理齐，一般来说，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采 用左侧装订的，应将左、下侧对齐。

　5 5 ）棉线装订

　采用三孔一线装订的方法，即打三个孔眼，孔眼间相隔间距，线结打在背面，不得压住字迹。

　四、三孔一线装订方式的步骤

　上夹 ---- 上卷皮 ----- 作三孔标记 ---- 打孔 --- 穿线 ----- 打结

　五、案卷装订的注意事项

　1 1 、

　装订顺序为：案卷封面－卷内文件目录－文件材料－卷内备考表－封底。

　2 2 、一些重要文献原稿，有艺术价值的珍贵材料，图片、照片等，宜用卷袋卷盒，不装订。

　3 3 、装订要牢固达到文件不损页、不压字。

　4 4 、装订整齐后，以案卷号排列装入卷盒保存。

　5 5 、装 订方法也不限于三孔一线

　6 6 、 装订方式和用品的选择

　目前常见的装订方式除传统的线装外，还包括：穿孔式、 铁环装订、塑环装订、

　骑马钉装订 、 文件夹装订等 。

　 案卷装订 排序 具体做法：

　正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发文在前，被转发文在后； 复文在前，来文在后； 汉文本在前，少数民族文字文本在后； 不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；有文件处理单的，可放在最前面。

　1 7.1

　档案资料移交清册

　 序号 责任者 案卷题名 起止 日期 保管 期限 文件数 页数 备注

　经核实交接档案共计：

　 卷 移交人：

　主管领导：

　 接收人：

　 交接时间：

　年

　月

　日

　2 7.2

　 档案借阅登记表

　案卷名称

　编

　号

　借阅单位

　借阅人

　 借阅用途：

　行政总监审批：

　借阅时间

　借阅期限

　归还时间

　归还人签字

　档案管理员签字/日期：

　备

　注

　3 7.3

　 档案清查记录

　检查时间

　检查人

　档案检查内容及结果 案卷是否齐全

　案卷有无破损

　各项记录是否完善

　档案柜卫生情况

　档案柜完好情况

　4 7.4

　过期档案销 毁 申请表

　 年度

　保管期限

　部门

　文件名称（件号）：

　 销毁理由：

　 申请部门：

　领导签字/日期：

　 监销人员签字/日期：

　 文件销毁状态：

　 □已销毁

　□未销毁

　5 7.5

　 档案销毁记录

　序号 案卷编号 案卷题名 起止 日期 保管 期限 文件数 页数 备注

　...

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